報價單、發票自動化：5 人公司一個月可以慳幾多個鐘？

開報價單、轉發票、追數，每張單可能只係幾分鐘，但一個月加埋就係好多個鐘。呢篇文教你用一條簡單公式，計出你公司自動化之後可以慳幾多時間。

計算公式

每月慳返嘅時間 =（每張單人手所需時間 − 自動化後所需時間）× 每月張數 + 跟進同改錯嘅時間

要準確計，可以叫同事記低一個星期：

• 每開一張報價單用幾耐（包括搵資料、複製客戶資料、對價目表、轉 PDF、send 俾客）
• 每張報價轉發票用幾耐
• 每星期花幾多時間追客人俾錢、追文件
• 每個月有幾多張單出錯要重做（打錯價、撞編號、漏項目）

計算例子

以下係假設數字，方便示範點計。你可以換入自己公司嘅數字：

項目	人手	自動化後
每月報價單 120 張	每張 10 分鐘 = 20 小時	每張 1 分鐘 = 2 小時
每月發票 80 張	每張 5 分鐘 ≈ 6.7 小時	一鍵轉換，約 0.5 小時
追數、追文件	每星期 2 小時 ≈ 8.7 小時	系統自動提醒，覆核約 2 小時
合計	約 35 小時	約 4.5 小時

喺呢個例子，每個月大約慳返 30 個鐘，差唔多係一個同事成個星期嘅工作時間。仲未計因為少咗打錯價、漏追數而避免嘅損失。

真實個案：香港企業顧問公司

我哋幫一間香港企業顧問公司做咗一套 WhatsApp 出單系統。同事喺 WhatsApp 打一句指令，系統就會對應 43 項服務目錄，自動出報價單 PDF 同 Excel，一鍵轉做發票。另一個助手每 3 個工作天自動提客戶付款同交文件，每段訊息都要同事批准先會發出。

上線後估算：每月自動出單 80 張以上，每星期慳返約 6 個鐘人手工時。詳情可以睇首頁嘅真實個案。

邊啲環節最值得先自動化？

• 重複輸入：同一個客戶資料要喺報價、發票、Excel 打幾次。
• 編號管理：人手編號最易撞號或者跳號，系統自動編就唔會。
• 追數提醒：人好易忘記，系統唔會。
• 月尾對數：每張單一出就自動入紀錄，月尾唔使再逐張搵。

暫時唔建議自動化嘅：每單都要個別傾價、條款經常改嘅大型項目報價。呢類單人手處理反而快。

開始之前要準備啲咩？

1. 服務或產品價目表：最好已經有 Excel，每項有固定名稱同價錢。
2. 報價單同發票範本：用你而家嘅格式就得。
3. 編號規則：例如「年份 + 月份 + 流水號」。
4. 追數流程：幾耐提一次？用咩字眼？邊個批准？

有齊以上資料，一般 2 至 3 個星期可以上線。我哋會以實際慳返嘅時間作為驗收標準，唔係淨係交付一個系統就算。